Bei einer Messe ist zumindest einer immer dabei, überpünktlich und zuverlässig: der Stress. So viel gibt es zu tun und so wenig Zeit steht dafür zur Verfügung. Da bleiben manche To-dos klarerweise auf der Strecke. Kommunikation ist häufig so ein To-do, etwa in Form von Pressearbeit. Es ist schön, wenn sie passiert, schaden kann sie ebenso wenig. Fehlen aber schlichtweg die Kapazitäten dafür, wird die Messewelt schon nicht untergehen. Tut sie auch nicht. Dennoch kann durchdachte und zielgerichtete Pressearbeit eine effektive Zutat dafür sein, dass Ihr Messeauftritt zum Erfolg wird und vor allem: über die Veranstaltung hinauswirkt. 

Einiges müssen Sie dafür ganz sicher in den Topf schmeißen, vieles bedenken und gut abwägen und manches auch weglassen. Um Journalist:innen von Ihren Kommunikations-Kochkünsten und letztlich von Ihrem Unternehmen zu überzeugen, befolgen Sie also am besten unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Finanzielle und zeitliche Ressourcen 

Bevor Sie Ihr ausgeklügeltes Menü überhaupt angehen, empfehlen wir Ihnen, einen Moment innezuhalten und zu überlegen, ob für die Pressearbeit im Umfeld Ihres Messeauftritts ausreichend finanzielle und zeitliche Ressourcen vorhanden sind. Pressearbeit muss integraler Bestandteil Ihrer Messekommunikation sein, Halbgares sollte man besser lassen.

2. Relevante Inhalte erstellen 

Wenn wir schon bei halbherzig und wenig aussagekräftig sind: Dass Sie Ihr Unternehmen auf einer Messe präsentieren werden, ist noch lange keine Nachricht und reicht nicht für die Erstellung eines Kommunikationsmenüs. Auf Messen ist Ihr Unternehmen nicht alleine, Dutzende, vielleicht sogar Hunderte andere Unternehmen sind Ihre Konkurrenz und für Journalist:innen attraktiv sind jene Unternehmen, die mehr und inhaltlich Tragfähigeres kommunizieren als ihre bloße Anwesenheit auf einer Messe.

3. Innovationen in Kontext mit der wirtschaftlichen Relevanz für die Branche setzen

Sie planen, ein völlig neues Produkt auf einer Messe zu präsentieren? Schon besser. Das werden zwar andere Aussteller auch tun, aber Sie können vermutlich den Appetit von Journalist:innen auf Ihr Produkt am ehesten anregen, wenn Sie die Innovation in Kontext mit der wirtschaftlichen Relevanz für die jeweilige Branche setzen. Das erreichen Sie durch folgende Zutaten: entweder Sie präsentieren einen oder auch mehrere Kunden als Kronzeugen, die ein konkretes Problem am besten durch Zahlenmaterial hinterlegt mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung lösen konnten. Oder Sie präsentieren Statistiken, Studien, Umfragen, die unterstreichen, wie notwendig, ja wie überfällig Ihr Produkt für die Branche ist. Oder, noch besser: beides.

4. Weniger ist oft mehr

Stehen in der Zeit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Messe in Ihrem Unternehmen genügend Kapazitäten für Pressearbeit zur Verfügung, ist auch hier weniger oft mehr. Anstatt gleich ganze Medienhäuser und unterschiedliche Verlage einkochen zu wollen, sollten Sie lieber auf eine beschränkte Anzahl an Gästen und damit gut ausgewählte Kontakte mit Journalist:innen setzen. Diesen können Sie Ihr Unternehmen mit qualitativ hochwertigen Inhalten schmackhaft machen. Und: recherchieren Sie! Sehen Sie auf den jeweiligen Websites der Medien nach, welche:r Redakteur:in sich mit ähnlichen Themen wie dem Ihren befasst hat. Ausschließlich an die Chefredaktion zu schreiben, hat übrigens üblicherweise wenig Sinn: Chefredakteur:innen haben eher anderes zu tun und ignorieren Presseaussendungen eher als Redakteur:innen, die sich eben schon länger mit Ihrem Thema befasst haben. Und noch ein Tipp: Presseaussendungen nachzutelefonieren, wie es im Branchenjargon heißt, nervt Redaktionen eher. Niemand in einer Redaktion will zwei, drei Tage nach Erhalt einer Presseaussendungen nochmal telefonisch die Inhalte vorgetragen bekommen.

5. Gesamtheitliches Konzept für Ihren Auftritt

Damit Pressearbeit im Umfeld einer Messe gut gelingen kann, brauchen Sie ein gesamtheitliches Konzept für Ihren Auftritt dort. Es bestimmt alle Schritte, die es in der Umsetzung dieses Vorhabens braucht, und damit nicht nur die Kommunikation. Sie müssen dafür realistische Ziele festlegen, also möglichst genau wissen, welches Gericht Sie auf den Tisch zaubern möchten, wie es schmecken wird und wem es schmecken soll. Darauf sollten Sie schließlich alle Kommunikationsmaßnahmen abstimmen, von der Presseaussendung im Vorfeld über die Social-Media-Postings während der Messe bis zum kurzen Resümee auf der eigenen Website danach. Vor, während und danach - das sind sehr wichtige Stichworte. Mehr dazu im nächsten Schritt.

6. 365 Tage im Jahr 

Versuchen Sie Ihre Kochkünste an Medienvertreter:innen nicht nur rund um die Messe selbst. Versorgen Sie Redaktionen kontinuierlich mit gehaltvollen Informationen, die sich für eine Berichterstattung eignen. Das kann Ihnen die Aufmerksamkeit von Redakteur:innen einbringen, trägt zur Kontaktpflege bei und mündet idealerweise in einer Berichterstattung. 

7. Nun wirklich zu leichter Verdaulichem, wir kommen zu den besten Zutaten für eine ausgewogene Pressearbeit:

- Wenn Sie mit einer Geschichte Emotionen ansprechen können, umso besser. Wichtig ist bei der Themenwahl jedoch, dass die Informationen, die an Medienvertreter:innen herangetragen werden, innerhalb des Unternehmens abgeklärt sind und Sie nach außen eine einheitliche Botschaft vermitteln. 

- Wenn Sie so eine einheitliche Botschaft haben, brauchen Sie natürlich auch jemanden, der diese vermittelt. Legen Sie daher eine Ansprechperson für Presseanfragen fest und vermitteln Sie deren Kontakt sowohl intern als auch nach außen. Das ist idealerweise ein Mensch, der sich im Trubel der großen Kochshow, zu der eine Messe rasch werden kann, wohlfühlt und während der Veranstaltung genügend Zeit hat, um Journalist:innen zu betreuen und sich ihren Fragen zu stellen. 

- Redakteur:innen schätzen transparente Kommunikation. Besser, Ihr Pressekontakt redet nicht um den heißen Brei herum und beantwortet auch kritische Fragen, anstatt sich dafür in vielen schönen, aber leeren Worten zu üben. Sonst folgen weitere Nachfragen und wenn diese ebenso unbeantwortet bleiben, machen sich Journalist:innen selbst auf die Suche nach den Informationen, die sie haben wollen. Sie werden sie auch finden, keine Frage. 

- Greifen Sie auch auf Angebote und Werkzeuge zurück, die Ihnen Messeveranstalter zur Verfügung stellen. Auch diese Convenience-Produkte können wirken und eignen sich vor allem für die schnelle Kommunikation. Von manchen vorbereiteten Gerichten lassen Sie sicher besser die Finger. Aber eine Kooperationen mit den Organisator:innen kann etwa für die Pressearbeit durchaus wertvoll und zufriedenstellend sein. Vor allem, wenn Ihnen die Erfahrung in diesem Bereich noch fehlt und Unsicherheiten bestehen. Eine andere Möglichkeit ist natürlich, die Kommunikationsaufgaben im Umfeld einer Messe an Spezialist:innen zu übergeben. Das ist deren tägliches Brot, das sie dann für Medienvertreter:innen entsprechend appetitlich anrichten. 

Zum Abschluss unseres Kurses noch ein Hinweis, quasi unser Verdauungsschnaps für Sie: Pressearbeit rund um eine Messe braucht, abgesehen von allen Zutaten und Vorbereitungsschritten, vor allem sehr viel Geduld. Ihr Erfolg lässt sich nicht unmittelbar messen und schlägt sich nicht gleich in höheren Verkaufszahlen nieder. Wenn Sie aber Ausdauer beweisen und den Kochlöffel nicht gleich an den Nagel hängen, wenn Ihre erste Aussendung Medienvertreter:innen nicht sonderlich schmeckt – dann kann strategisch ausgerichtete und klug umgesetzte Pressearbeit viel dazu beitragen, dass Sie das Profil Ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit schärfen, es ins Gespräch bringen und Ihre Arbeit und die Arbeit Ihrer Kolleg:innen bzw. Mitarbeiter:innen sichtbar machen. Und das vor, während und nach Ihrem Messeauftritt.