Der erste Eindruck zählt - auch auf einer Messe. Darum muss der Messeauftritt Ihres Unternehmens gut geplant und organisiert sein. Schließlich können Messen mehrere Funktionen für Aussteller erfüllen – und sind auch durchaus investitionsintensiv für Unternehmen. Umso wichtiger ist das richtige Training und die gewissenhafte Vorbereitung des Standpersonals. Denn: Menschen machen Messen.

Welche Positionen Sie unbedingt besetzen sollten und wie Sie Ihr Personal richtig schulen und einteilen, um auf der Messe zu überzeugen, haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst. 

Geteilte Arbeit ist doppelte Freude

In der Regel lässt sich ein Messestand in mehrere Aufgaben gliedern:

• Hosts, Hostessen und Promoter:innen

Hostessen und Promoter:innen sorgen für einen positiven Erst- und Gesamteindruck und sind oft genug die erste Station für Besucher:innen. Ihre Rolle wird dennoch oft unterschätzt, denn sie sollten so gebrieft werden, dass sie grundlegende Fragen der Besucher:innen schon einmal beantworten und die Interessent:innen auch zu den richtigen Expert:innen führen können. Wenn Hostessen, Hosts und Promoter:innen den Besucherstrom richtig kanalisieren können, folgt daraus auch eine effizientere Steuerung der Leads und mehr Zufriedenheit bei den Gästen. Bereiten Sie also auch diese Kolleg:innen auf den Messeauftritt vor, informieren Sie über die wichtigsten Messeziele und wer wofür zuständig sein wird. Gerade auf B2B-Messen und bei einem breiten und gleichzeitig erklärungsbedürftigen Produktportfolio ist dies von großer Wichtigkeit.

• Verkäufer:innen

Auf einer Messe zeigt sich meist, wie effizient Ihre Veritriebsorganisation zu arbeiten imstande ist und wie gut sie tatsächlich strukturiert ist. Achten Sie darauf, Ihren Vertrieb auch den jeweiligen Talenten nach einzusetzen und vor allem die Aufgaben gut zu verteilen. Wenn ein:e Verkäufer:in auf der Messe aus Terminen gar nicht mehr rauskommt und andere sich vor allem langweilen, könnte das auf eine gewisse Schieflage innerhalb Ihrer Vertriebsorganisation hinweisen.  

Machen Sie es auch den Besucher:innen leicht, den oder die richtige:n Vertriebsexpert:in zu finden – etwa mit einem Plakat auf dem Messestand, das darüber informiert, wer für welche Produkte oder Dienstleistungen zuständig ist. Kaum etwas nervt die Besucher:innen mehr, als sich erst durchfragen zu müssen.

Achten Sie auch darauf, dass der Vertrieb bei eventuellen Detailfragen der Besucher:innen rasch auf Antworten aus der Zentrale hoffen kann, um diese dann zeitnah nachzureichen – denn genau diese Bearbeitung von Detailfragen kommt nach einer stressigen Messe manchmal zu kurz. 

Und schließlich: stellen Sie Ihrem Vertrieb alle notwendigen Tools zur Verfügung, um Leads rasch und einfach dokumentieren zu können – und nach der Messe zu bearbeiten. Denn das persönliche Gespräch, das ein:e Interessent:in mit einem oder einer Verkäufer:in geführt hat, ist ein Erinnerungsanker, der rasch genutzt werden muss.

Top vorbereitet!

Damit Ihre Verkäufer:innen auch professionell arbeiten können, sollten diese rechtzeitig über die Messeziele, Exponate und die Standaufteilung Bescheid wissen. Aber das alleine reicht nicht: von Vorteil ist auch ein Recap der letzten Messen und der Learnings daraus. Wenn bestimmte Messages schon bei den letzten drei Messen nicht funktioniert haben, werden sie es vermutlich auch bei der nächsten Messe nicht.

Gut vorbereitetes Messepersonal muss den Markt mindestens so gut kennen wie die Fachbesucher:innen und die eigenen Exponate sowieso. Deshalb sollten Sie ein frühzeitiges Produktneuheiten-Training und Demonstrations-Training für die ausgestellten Exponate organisieren.

Auch die Art und Weise, wie Ihr Messepersonal die Gespräche mit den Besucher:innen führt, will gelernt sein. Das Trainingskonzept sollte inhaltlich auf Ihre Marketing- und Messeziele ausgerichtet sein und Ihre Standmitarbeiter:innen mit den Basics verkaufstechnischer und verkaufspsychologischer Umsetzung vertraut machen. Vergegenwärtigen Sie sich auch immer die Situation: Messebesucher:innen wollen an einem oder zwei Tagen möglichst viel von ihrem Programm abhaken, ihr Zeitbudget ist limitiert.

Um Ihr Team mit all dem Wissen vertraut zu machen, können Sie es entweder zu einem Workshop vor Ort einladen oder diesen auch online per Zoom oder Skype durchführen. Ideal ist ein Kick-Off-Workshop bereits einige Monate vor der Messe, so kann sich jeder mit den Messeneuheiten vertraut machen, die Messeziele kennenlernen und gemeinsam das Lead Nurturing erarbeiten.